預防硬碟毀損的資料損失 (Cobian Backup)

前一陣子，硬碟毀損，損失不少資料。我不是不懂資料備份的重要，但是卻沒做好，主要是因為麻煩，經常備份資料其實蠻麻煩的，尤其如果是完整的備份很花時間，但不完整的備份又容易有漏網之魚。

好吧，這是藉口，麻煩也該做好，總比資料損失好，資料不見造成的時間、金錢還有心理上的損失遠遠大於麻煩本身或者多一台備份硬碟。所以我認真的思考和研究了一下，我有兩個具體作法：

1. 多利用雲端服務：我沒遺失的資料，一是在雲端 (網路上)，二是過去的備份 (只是時間有點久了，少了新的)。雲端的安全在於好的廠商都會有多重備份，尤其像是 google 這樣的廠商。所以，一般要和其他人分享的文件資料 (我所謂的分享是給別人看也算，而不一定是共同編寫)，我會使用 google 文件；自己的筆記我則比較喜歡用 google協作平台，不是為了協作的目的，而是為了版面簡潔，容易剪貼網路資訊。我比較不喜歡網路硬碟 (像是免費的 window live sky drive，或是有人寫了個軟體可以利用 gmail 空間的 gmail drive)，因為使用上還不是那麼直接，既不能由應用軟體直接開啟，備份過去也不夠方便。
2. 利用自動備份軟體：網路上可以找到一些免費或需要付費的，我直接推薦免費的這套，Cobian backup，它可以設定成自動定時備份，可以選擇完整備份，也可以選擇只備份有差異的檔案，基本上就是完整的處理掉我之前覺得麻煩的問題。對了，記得備份的硬碟要選擇一台不同的實體硬碟，而不是只是同一台不同的磁碟分割，通常新電腦有分成 C 和 D 磁碟，其實是同一顆硬碟，真的是硬體故障就一起死了。我後來電腦裝了第二台硬碟，畢竟我平常是用桌上型PC，相同效能下通常較便宜，同理，內接3.5吋硬碟容量又大又便宜。一般用筆記型電腦者可選用外接式硬碟來做自動備份，很多人也原來就有外接式硬碟，就是記得備份時間到的時候硬碟要接上去。

Cobian Backup

• 官網在此。是英文網站，但不懂英文也別緊張，因為軟體有中文介面。
• 下載在此。目前的最新版是 Cobian Backup 10。
• 安裝後如是英文介面，可到 Tools > Options 開啟自訂選項視窗，此時左欄應在 General 選項，右欄第一個是語言選項，下拉選單下選擇 CHINESE-TRAD，如下圖。
  
  
  
  
  

建立新的自動備份任務，請按列表上的時鐘標記。

自動備份任務視窗如下

在這任務視窗中，重要的選項說明如下：

•  要自動備份的檔案和目錄請從左欄的 "檔案" 中去選取，操作介面很直覺，不多做說明，但我會建議把 C 碟中，window 幫你建立的 "使用者" 目錄下您個人的目錄整個備份，除了很多人習慣把自己的檔案放在該目錄下外，有關 outlook、最喜愛的網頁還有MSN、SKYPE的通訊記錄都在該目錄下，所以務必要備份。
• 自動備份時間請在左欄的 "排程" 中去設定，操作介面也很直覺。
• 需要說明的選項如上圖
• 已停用：暫時不做這個自動備份 (但還是留下這些設定，也許日後會用到)
• 包含子資料夾：看你的需要，通常會想包含子資料夾下的檔案，這樣選擇備份檔案時也較方便。
• 使用時間戳記建立個別備份：每次備份都開新的目錄，目錄上有日期資訊。不建議一般使用者使用，除非你真的想留下每個不同時間的檔案狀態。但是不使用的一個小缺點是，如果備份中有些意外，可能備份的檔案有毀損，那麼直到下次備份前，你的備份資料是不完整的。
• 增量備份和差異備份的差別：增量備份是備份和上次備份時不同的檔案；差異備份是備份和上次完整備份時不同的檔案。
• 虛擬備份：有其他用途，不是真正要備份檔案，一般使用者可忽略。

我的備份計畫

• 每天使用增量備份，不建立新的時間戳記目錄，每10次備份後做一次完整的備份。

新時代檔案整理術

先說答案，答案就是善用搜尋工具。

曾經有有人問我該怎麼整理檔案資料 (包括mail)、怎麼分類，我很難回答，標準的分類有類似圖書館的分類，但通常不適用於個人，因為個人不會有那麼多不同種類的資料平均分配在各個領域，所以如果採用圖書館分類，可能很多分類都沒甚麼資料，但少數分類擠滿了資料，這樣跟沒分類也沒太大差別。

分類要看個人工作狀況，做業務的人，可能得為每個客戶開一個資料夾。分類也可能需要改變，例如，新客戶就會有新的資料夾，但也有可能新客戶未必會變成長期客戶，所以暫時不用有專屬資料夾。

總之，分類是一件有點頭痛、有點麻煩的工作。

但是，這個時代，也許不用那麼依賴分類，而可以多善用搜尋。Window 的作業系統原來就有檔案搜尋的功能，Google 桌面更是我要推薦的，它可以在平時利用時間在背景作業為你的檔案和內容做好索引，所以當你需要查詢時，很快就能為你找到需要的資料。在這種狀況下，就算你分類的能力很差或完全不做分類，也能快速找到檔案。

要注意的是，如果你的檔案不是文字資料，就要特別注意。例如，我曾經要一個員工把以前畫過的圖找出來修改，居然找了一個小時還沒找到，也不過是幾個月前畫的。為什麼找不到? 第一，分類沒做好。第二，為什麼搜尋不到，因為檔名沒取好。是的，如果是諸如設計圖這種非文字的檔案，就算不會分類，請務必要取個有意義的檔名。

最後，有兩點小小的註解。第一，雖然前面提到可以用搜尋取代分類來快速找到檔案，但是不要忽是分類的能力，因為它是解決問題的重要能力之一，而且在檔案管理上，有些案子或軟體可能會一次用到幾個相關檔案，所以建議還是保有基本的分類習慣。

第二，說實在的，google桌面也不是甚麼新的概念，我記得好多年前就用過台灣廠商設計的龍捲風搜尋系統，我不知道這家公司是否還在，但是很遺憾的，google在這方面太有優勢，搜尋既是他的強項，它的商業模式又讓他能免費提供這類產品，而且隨時更新，所以我只能推薦你用google桌面 (以及其他的google產品)，也藉此提醒想創業的人要留意潛在的競爭 (龍捲風搜尋系統遠早於google桌面，但google有優勢，當然我是事後諸葛，不過我想當時要做這個領域的軟體，必須有能力迅速做大並保有某種優勢，否則這些大咖事後總還有資源來搶走你率先進入的市場，就像微軟在辦公室軟體和瀏覽器的古老故事一樣)。

接受電腦運作的不完美

這個春節假期，有幾天是在整理電腦，遇到了一些奇奇怪怪的問題，上網找也沒有答案，坦白說，蠻挫折的。說實在的，要不是追根究柢求完美的性格爆發出來，是不用這麼累的，因為很快的我就有其他的替代方案可以基本上完成我想做的工作。

關於電腦這回事，不過是人生的一個縮影吧，不是說人生不如意事十之八九嗎? 使用電腦也是! 電腦運作的不完美是很常見的，感覺上比20年前的問題多的多! 話說回來，20年前電腦能做的事也不多，現在電腦加網路雖然問題一堆的，但如果妥善運用，還是可以完成更多工作、讓生活更美好! 接受他的不完美吧!

追求完美雖然也是個答案，但仍得視目標而定。如果說更了解電腦是目標，那麼我應該繼續找答案的。但是如果說目標是我要用電腦來完成的工作，那麼我可能要暫時接受這個不完美，因為更了解電腦並不會讓我做更多的事 (更了解電腦所要花的時間將大於它所能節省的時間)。

關於我的電腦問題，最終我還是暫時放棄去追求更完美，其實，不用多少時日之後，隨著軟硬體和網路知識的更新，也許自然就會有解答了。把這方面的追求完美留給專業人士吧!

有效學習新的網路技術

網路技術或資訊軟體方面都是日新月異的，不管做任何事業，想要成功的話，對於這種主流工具的新發展不能不知。然而，新興的工具何其多也，真要不斷地學習嘗試所有新的軟體，一天24小時也不夠用，特別是如果你的工作也不是軟體專家之類的角色的話，那麼學習任何軟體的目的都將是充分地運用它來提升你的工作品質和效率，重點是用而不是學。

根據我20多年的軟體學習和使用經驗，我認為一項軟體學好後，至少也該有1~3年以上的充分使用才算是真正的善用它，包括新興的網路工具也是如此，對於絕大多數的人來說，如果沒有這種使用壽命，你可能是挑錯工具了。這就是我的想法! 即使變化極快的網路時代，是經常有新的工具和軟體，很可能每年也要學幾樣新東西，但是這些新東西如果只能用幾個月就不管用了，基本上不學也無妨!

不過，怎麼辨識出哪些東西值得學呢? 網路上隨時都有新的軟體或工具發佈，也有一大堆達人在教導使用，怎麼從那麼多的選擇中辨識出自己該學的東西呢? 這個問題也困擾過我一陣子，雖然我具有成為軟體專家的實力，但我真正想做的是運用軟體和工具去成就一些事情 (以目前來說，就是網路行銷)，對我來說，我必須熟悉新的軟體工具，但不該花大量時間，所以我的方式是，注意幾個我信得過的資訊來源，並且這些人評估的角度必須和我的立場接近 (大企業資訊部門關心的軟體工具和個人工作者關心的軟體工具絕對是不同的)，最終更要在花時間學習前自行評估該工具對自己工作幫助的程度。


記住，你是聰明的工作者而非網路/軟體玩家，就算軟體都是免費的，也要把你最寶貴的時間資源用在刀口上!

要把伺服器架在自己家裡嗎?

以下是我剛剛收到的一封信，說的是它們網站 (基本上是內容不錯的月刊型和週刊型) 遭受駭客侵入，關站了一段時間，現在將陸續重新開放的公告。當中有段話是我一直的信念:
那就是用別人提供的平台來做電子商務是更安全的。
這裡所謂的別人，當然是信譽卓著的虛擬主機供應商。以伺服器的管理和維護來說，虛擬主機供應商可以提供24小時的工程師團隊來維護並保障它的安全，但是即便是一個中型企業 (500 人 ~)都很難建立一個堅強的團隊，此外，專業的虛擬主機公司內部的伺服器甚多，一但有任何問題，要改用其他伺服器來執行也沒問題，但是如果只是一個小公司，這樣的硬體和人員的準備可能嗎? 成本會不會太高了呢? 唯一會讓人擔心的是資料外洩，話說回來，除非你的資料真的質與量都有很好的價值，不然誰在乎你呢，而且放在自己家裡，難道就是你自己管，難道你的程式也都自己寫，不然幫你做事的人難道就不會竊取你的資料? 所以這跟找個信譽卓著的第三方供應商比起來也沒太大的不同!

外包，其實有蠻多細節可談，不能簡單的說給或不給外包，但就這個例子來說，我認為應該外包最好。

If all goes well, iSixSigma.com will be back online by the end of this week. And CTQ Media’s other websites – RealInnovation.com, BPMEnterprise.com and Sourcingmag.com – will be up and running shortly thereafter.
It has taken more than a month to fix what hackers did. While it has been painful to be offline for so long, it was necessary to remove offending code and make our websites completely safe and reliable.

Though it is hard to see any part of a hack in a positive light, this one allowed us to discover and improve shortcomings in our servers and firewall. And it proved the value of using third parties to conduct e-commerce transactions to keep safe the personal data of our users.
We learned many lessons from this unfortunate situation. But now the job is to forget about “rootkits” and “beacons,” and get back to what we do best – supply the kind of Lean Six Sigma information that is needed by business leaders and other quality professionals.

Hopefully, for the last time, allow me to apologize for any problems we have caused for those of you who have been loyal users of iSixSigma and our other sites. Our staff is eager to get back to its regular work and we are equally anxious to have you as a regular visitor again.

Regards,

Frank Ducceschi
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Vice President and Publisher
CTQ Media

免費知識管理工具

前兩天試用了一下google的協作平台 [5]，發現作為一個公司內部知識管理的工具非常適合，做為專案追蹤、管理與溝通的工具也很不錯，我已經正式要求同仁使用了，各位有興趣也可試用看看，不錯哦!