新時代檔案整理術

先說答案，答案就是善用搜尋工具。

曾經有有人問我該怎麼整理檔案資料 (包括mail)、怎麼分類，我很難回答，標準的分類有類似圖書館的分類，但通常不適用於個人，因為個人不會有那麼多不同種類的資料平均分配在各個領域，所以如果採用圖書館分類，可能很多分類都沒甚麼資料，但少數分類擠滿了資料，這樣跟沒分類也沒太大差別。

分類要看個人工作狀況，做業務的人，可能得為每個客戶開一個資料夾。分類也可能需要改變，例如，新客戶就會有新的資料夾，但也有可能新客戶未必會變成長期客戶，所以暫時不用有專屬資料夾。

總之，分類是一件有點頭痛、有點麻煩的工作。

但是，這個時代，也許不用那麼依賴分類，而可以多善用搜尋。Window 的作業系統原來就有檔案搜尋的功能，Google 桌面更是我要推薦的，它可以在平時利用時間在背景作業為你的檔案和內容做好索引，所以當你需要查詢時，很快就能為你找到需要的資料。在這種狀況下，就算你分類的能力很差或完全不做分類，也能快速找到檔案。

要注意的是，如果你的檔案不是文字資料，就要特別注意。例如，我曾經要一個員工把以前畫過的圖找出來修改，居然找了一個小時還沒找到，也不過是幾個月前畫的。為什麼找不到? 第一，分類沒做好。第二，為什麼搜尋不到，因為檔名沒取好。是的，如果是諸如設計圖這種非文字的檔案，就算不會分類，請務必要取個有意義的檔名。

最後，有兩點小小的註解。第一，雖然前面提到可以用搜尋取代分類來快速找到檔案，但是不要忽是分類的能力，因為它是解決問題的重要能力之一，而且在檔案管理上，有些案子或軟體可能會一次用到幾個相關檔案，所以建議還是保有基本的分類習慣。

第二，說實在的，google桌面也不是甚麼新的概念，我記得好多年前就用過台灣廠商設計的龍捲風搜尋系統，我不知道這家公司是否還在，但是很遺憾的，google在這方面太有優勢，搜尋既是他的強項，它的商業模式又讓他能免費提供這類產品，而且隨時更新，所以我只能推薦你用google桌面 (以及其他的google產品)，也藉此提醒想創業的人要留意潛在的競爭 (龍捲風搜尋系統遠早於google桌面，但google有優勢，當然我是事後諸葛，不過我想當時要做這個領域的軟體，必須有能力迅速做大並保有某種優勢，否則這些大咖事後總還有資源來搶走你率先進入的市場，就像微軟在辦公室軟體和瀏覽器的古老故事一樣)。